Когда компания обязана платить километраж сотруднику?

🗺 Использование личного авто для рабочих поездок — не «бонус» и не часть зарплаты, а компенсация расходов. Но обязанность платить возникает только в определённых случаях: если это прописано в коллективном договоре, трудовом контракте, внутренней политике компании или есть прямой приказ руководства на конкретную поездку. Обычные поездки от дома до офиса и обратно компания компенсировать не обязана — если только обратное не оговорено отдельно.

📏 Необлагаемый лимит по IRPF на сегодня — 0,26 евро за километр при условии оправдательных документов. Сверху можно добавить подтверждённые расходы на платные дороги (пеаже) и парковку. Если компания платит больше установленной нормы, «сверхлимитная» часть считается доходом работника и облагается налогом. Если меньше — сумма компенсации полностью освобождается от налога в пределах выплаченного.

🧮 Пример: поездка к клиенту — 320 км × 0,26 € = 83,20 € плюс 14 € за пеаже и 8 € за парковку. Итого 105,20 € — вся сумма может быть освобождена от налога при наличии подтверждений. Всё это должно быть отражено в номинальной ведомости как внезарплатная компенсация, отдельно от оклада.

📑 Компаниям (и тем, кто работает как autonomo с подрядчиками) стоит зафиксировать порядок расчёта километража письменно: сколько за км, какие документы требовать, как учитывать. На каждую поездку нужна запись: дата, маршрут, цель, пробег, квитанции. Иначе налоговая может не признать расходы.

👥 Для фрилансеров и малого бизнеса это прямое напоминание: если вы нанимаете сотрудников или сами работаете по договору, чёткие правила по километражу спасают от споров с Hacienda и трудовых конфликтов. А если вы autonomo и используете машину для проектов — те же 0,26 €/км можно вычитать как расходы, но только при строгом учёте.